Публикации маркирани с ‘единни електронни трудови записи’

Всеки работодател и служител се е сблъсквал с административните затруднения, които създава воденето на хартиена трудова книжка особено при нейното обработване, загуба и необходимост от доказване на трудов стаж. Трансферирането на трудовите данни от хартиена среда в електронна е дългоочаквана промяна в трудовото законодателство, което би спомогнало за намаляване на административната тежест върху работодателите, наличието на централизирани данни за трудов стаж и други обстоятелства, позволяващи по-адекватно провеждане на политики по заетост и гарантиране и коректно отразяване на служебния и осигурителен стаж.

В тази връзка на 26.05.2023 г. на първо четене бе приет Законопроект за изменения в Кодекса на труда, с който се въвежда електронната трудова книжка. Предвижда се законопроектът да влезе в сила считано от 01.09.2024 г.

По своята същност трудовата книжка е официален удостоверителен документ за вписаните в нея обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя. В нея се вписват обстоятелства относно данните от личните документи на работника или служителя, неговото образование, уговореното трудово възнаграждение, заеманата длъжност, дата и основание за прекратяване на трудовото правоотношение и други, свързани с трудовите правоотношения.

С промените се създава електронен регистър на заетостта, поддържан от Националната агенция за приходите (НАП), в който ще се вписват всички данни от трудовата книжка или т.нар. съгласно законопроекта „единни електронни трудови записи“. Единният електронен трудов запис е електронен документ, който представлява съвкупност от електронни документи и е официален източник на данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя, както и официален удостоверителен документ за тези данни и обстоятелства.

Работниците и служителите ще имат пълен достъп до въведените данни, а от друга страна работодателите ще имат правото на достъп до данни за наети от тях работници и служители, въведени от предходни работодатели, с изключение на размера на трудовите възнаграждения и обезщетения, които работникът или служителят е получавал при предходни работодатели. Изключението няма да се прилага относно за обезщетенията по чл. 220 (за неспазено предизвестие), по чл. 222, ал. 2 (при прекратяване на трудовото правоотношение поради болест) и по чл. 222, ал. 4 (когато при прекратяване на трудовото правоотношение работникът или служителят отговаря на условията за отпускане на пенсия за осигурителен стаж и възраст в намален размер), и по чл. 224 (за неизползуван платен годишен отпуск) от КТ.

Предвижда се първоначално до 01.09.2024 г.  изпълнителният директор на Националната агенция за приходите съвместно с министъра на електронното управление да изграждат регистъра на заетостта и да попълват първоначалните данни в него на база на регистрите и базите данни на Националния осигурителен институт.

След изграждането на регистъра, в срок до 01.09.2026 г. работодателите ще следва да сканират и изпращат трудовите книжки на служителите си до НАП, която да организира въвеждането им в структуриран вид. Предвид дългия срок, това е минимална административна тежест върху работодателите, като освен това се решава проблема с достоверността и отговорността за коректността на данните. В този период работодателите вписват данните в регистъра, а не в трудовата книжка. Предвидено е в случаите на пенсиониране на лице, за което в регистъра не са вписани данни от работодател, да бъдат вписани от Националния осигурителен институт.

Допълнително, в срок до 01.01.2024 г., следва да се приеме Наредба от министъра на труда и социалната политика и министъра на електронното управление, с която да се уредят форматът на данните, програмните интерфейси и реда за вписване, заличаване и удостоверяване на обстоятелства, както и условията за достъп до данните.

Заложено е работодателите да могат да автоматизират вътрешните процеси чрез системи за управление на човешките ресурси, като автоматично да изпращат данни към регистъра.

Несъмнено въвеждането на електронната трудова книжка ще облекчи административната тежест, която създава хартиената трудова книжка, но е необходимо е да се гарантира сигурността на данните и достъпа до тях в електронния трудов регистър. Допълнително следва да се гарантира на работниците и служителите, че цялата информация, съдържаща се в трудовата книжка до прехвърлянето ѝ в електронен вид ще бъде запазена в цялост, както и следва да се предвиди отговорност за лицата, които въвеждат данни в регистъра.

Ще следим за окончателното приемане на законопроекта и ще ви информираме допълнително за окончателните текстове на измененията в Кодекса на труда.

Статията е публикувана и в Колонката на Мургова и партньори в сайта на списание „твоят БИЗНЕС“.