Дигитализацията на административните процеси в България навлезе и в сферата на трудовите правоотношения. След десетилетия на хартиени книжки, от 01.06.2025 г. електронната трудова книжка вече е факт. Единният електронен трудов запис (или т.нар. електронна трудова книжка) е електронен документ, който съдържа данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя, и е официален удостоверителен документ. Администрирането на електронния регистър ще се извършва от Националната агенция за приходите (НАП), като системата съдържа единните електронни трудови записи на работниците и служителите и данните за трудовата история на всеки работник.
Промяната има за цел да улесни обмена на информация между работодатели, НАП и работници/ служители, да намали грешките и да осигури постоянен достъп до данните за трудовия стаж. За работодателите това означава не просто административна промяна, а нов начин на работа с трудовите досиета.
Така от 1 юни 2025 г. се премина от хартиени трудови книжки към изцяло дигитална система за съхранение и обработка на трудовите данни. Всички трудови данни при започване на трудово правоотношение след 01 юни 2025 г. се вписват в електронния регистър и отпадна необходимостта от издаване на хартиена трудова книжка. Работодателите имат задължение в срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. да оформят хартиените трудови книжки на работниците и служителите, като в трудовата книжка с цифри и думи се записва продължителността на трудовия стаж, положен от работника или служителя при него към 1 юни 2025 г., подписва се от главния счетоводител и от работодателя, като се подпечатва с печата му, ако разполага с такъв. След оформянето й трудовата книжка се връща незабавно на работника или служителя.
Работниците или служителите имат право на достъп до своя единен електронен трудов запис по всяко време за проверка на вписаните записи и историята на достъпите до тях чрез портала на НАП, като могат да го достъпват лично с квалифициран електронен подпис (КЕП) или персонален идентификационен код (ПИК). Родителите, настойниците и попечителите на наетите на трудов договор лица под 18 години също имат право на достъп до трудовите данни.
Работодателите имат право на информация за наети от тях работници и служители, въведена от предходни работодатели, с изключение на размера на трудовите възнаграждения и обезщетения, които работникът или служителят е получавал при предходни работодатели. Работодателите имат право и на информация за изплатените обезщетения по чл. 222, ал. 2 (при прекратяване на трудовото правоотношение поради болест ) и по ал.3 (при прекратяване на трудовото правоотношение, след като работникът или служителят е придобил право на пенсия за осигурителен стаж и възраст) от Кодекса на труда.
От 1 юни 2026 г. системата ще обхване и държавните служители, като електронните трудови досиета ще станат задължителни и за тях.
Единният електронен трудов запис ще съдържа данни за работодателя, имена и идентификатор на работника, дати на сключване, изменение и прекратяване на трудовото правоотношение, основания за промените, срок на трудовия договор, размер на основното трудово възнаграждение, заемана длъжност, основна икономическа дейност на работодателя и др. Работодателят е длъжен точно и своевременно да вписва в единния електронен трудов запис данни и настъпилите промени в тях за всеки служител/ работник. Старите записи от хартиените трудови книжки няма да се прехвърлят автоматично, а ще останат в тях като официален архив.
С оглед защитата на личните данни, работодателите трябва да спазват изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR) и Закона за защита на личните данни. Достъпът до профилите трябва да е защитен, а служителите, които обработват данните, да бъдат обучени за спазване на мерките за защита на данните.
Въвеждането на електронната трудова книжка е важна стъпка към модернизация на трудовите отношения и намаляване на административната тежест. За работодателите това е възможност да направят процесите си по-прозрачни, бързи и надеждни. Очаква се, че чрез електронната трудова книжка да се помогне за ограничаване на сивата икономика, да се осигури по-ефективен контрол върху спазването на трудовото и осигурителното законодателство, да се намали бюрокрацията и използването на хартия, както и ще се позволи по-добър мониторинг на пазара на труда.
Екипът на Адвокатско дружество „Мургова и партньори“ разполага с богат опит и дългогодишна практика в областта на трудовото право, нормативното съответствие и изготвянето на успешни бизнес стратегии за приобщаване към предстоящите промени. Материалът има информативен характер и не следва да бъде тълкуван като правен съвет. При нужда от консултация или допълнителна информация по повод повдигнатите в материала въпроси бихте могли да се свържете с нас на https://murgova.com/
